一、为什么客户信息管理对新手外贸人至关重要？

刚入行时，很多人会把客户信息简单记录在手机备忘录、微信备注，甚至直接凭记忆去跟进。这样做的结果就是：

丢单：忘记回复客户，错过最佳时机；

撞单：团队成员重复跟进同一个客户，形象打折；

信息断层：客户换人或休息期间，他人接手一头雾水。

客户信息就是外贸人的“资产池”。一个系统化的客户池，不仅能提升工作效率，更能在后续阶段帮助你分析客户行为、制定复盘策略，真正实现“数据驱动成交”。

 

二、如何科学地分类客户？

客户信息不是堆在一起的“通讯录”，分类是管理的第一步，以下三个维度可以帮助你快速构建分层结构：

1. 按意向度分类（决定你跟进的优先级）

高意向：明确表达合作意图或多次询盘的客户

中意向：有过初步沟通但未深入的客户

低意向：主动开发但未回应或仅索取资料的客户

无效客户：明确拒绝、联系方式错误等

 

建议表格设置： 可使用下拉菜单形式标记意向度，方便后续筛选和排序。

2. 按国家/地区分类（方便时差和文化策略）

亚洲、欧美、中东、非洲等

可进一步细化为国家，例如：US、UK、DE、IN等

建议设置字段： 国家（Country）、时区（Time Zone）、语言（Language）

3. 按行业或应用场景分类（便于内容定制）

不同行业客户对产品的关注点不同

可设字段“所属行业”或“终端用途”，帮助后续制定更精准的开发策略和话术

4. 按合作阶段分类（掌握节奏）

初次联系、报价中、寄样中、谈判中、试单、正式合作、断联等

每个阶段可预设跟进策略，实现批量提醒与个性化服务

 

三、用Excel / Notion / Airtable 建立客户信息池结构

【1】Excel：适合传统习惯者，快速上手

优点：无需网络，文件便于本地保存与共享
缺点：功能较基础，协同能力弱

推荐字段结构：

客户名称

国家

行业

意向度

合作阶段

最后跟进时间

下次跟进时间

客户反馈备注

销售员

 

可用条件格式设置不同颜色标记意向度

利用筛选功能进行分组管理

【2】Notion：适合习惯数字化工具者，支持内容丰富记录

优点：支持嵌套笔记、表格、图片、语音，结构灵活
缺点：初期上手有学习成本

推荐使用方式：

用Database创建客户表格，每条客户可单独建档

跟进信息直接记录在客户页面中，附上邮件截图、聊天记录等

搭配“提醒”功能设置跟进节奏

【3】Airtable：Excel和数据库的结合体，适合协同操作

优点：界面友好、自动化强，可视化展示强
缺点：免费版功能有限，超出后需付费

推荐使用方式：

创建多视图：表格视图（编辑）、日历视图（跟进计划）、看板视图（阶段管理）

使用自动提醒功能进行每日跟进提醒

可搭建小型CRM系统，非常适合多人协作团队

 

四、如何记录客户反馈与跟进节奏？【实用模板建议】

一个高效的客户管理系统，不只是存储客户信息，更重要的是“记录行为”与“计划动作”。

建议每天更新的字段：

最近沟通时间

沟通方式（邮件、WhatsApp、Facebook等）

客户反馈（是否满意、有哪些问题）

下次跟进日期与内容计划

客户跟进节奏参考表（新手适用）：

客户阶段	跟进频率	内容建议
首次联系	每隔1-2天	发送公司资料/产品报价
报价后	每隔3-5天	追问是否收到报价，有无问题
样品寄出	每周一次	询问样品到货/使用反馈
洽谈中	每2-3天	沟通细节、回访、展示方案
正式合作	每月一次	售后满意度、推荐新品
暂时未回	每月一次	节日祝福、行业报告等软性跟进

模板建议（Notion/Excel均可用）：

客户名称

最后联系时间

当前状态

跟进内容记录

下次跟进日期

跟进计划

 

五、结语：客户管理=成交管理

你管理客户的方式，决定你成交的速度。对于外贸新人而言，越早养成客户分类、分阶段、定时跟进的习惯，就越能在海量客户中脱颖而出，实现更高效的转化。

开始可能只是一个Excel文件、一份Notion模板，但坚持记录与优化，日后会变成你最强的个人CRM资产，甚至是带你走向年收百万的“客户复利系统”。